Une bonne organisation est souvent un gage de sérieux et de professionnalisme. Mais pas toujours évident lorsque l’on est chef d’entreprise, car les imprévus sont nombreux. Voici quelques conseils pour ne pas perdre en productivité et faire en sorte d’avoir les idées claires pour gérer votre entreprise au jour le jour.
Conseil n° 1 : anticiper les imprévus
Vous le savez bien, la vie d’un chef d’entreprise est souvent jonchée d’imprévus. C’est un fait et c’est valable pour tous, quel que soit le secteur d’activité. À vous d’en anticiper un maximum, afin de ne pas pénaliser votre entreprise et avoir des solutions à donner à vos employés. Pour cela, faites une liste de tous les facteurs susceptibles de vous pénaliser, avec pour chacun d’entre eux, des idées de solutions rapides à mettre en place. Plus vous trouverez de situations alternatives, plus vous augmenterez vos chances d’aller au bout de vos objectifs.
Conseil n° 2 : classer les tâches par ordre de priorité
C’est extrêmement important ! Vous n’aurez pas toujours le temps de faire tout ce que vous aviez prévu. C’est pourquoi il est primordial de s’attaquer aux dossiers vraiment importants. La raison ? Ces tâches sont souvent celles que vous ne pouvez pas déléguer et ce sont aussi souvent celles qui vous rapportent le plus d’argent. Autrement dit, si vous ne les faites pas (ou si vous prenez du retard dessus), personne ne pourra vous aider et le chiffre d’affaires de votre entreprise s’en fera ressentir.
Conseil n° 3 : trier et ranger au fur et à mesure
Quand on est chef d’entreprise, les feuilles volantes, les classeurs mal rangés, les documents froissés, ON OUBLI !
Cela ne fait pas sérieux, engendre des pertes de temps importantes, et surtout cela ne donne pas une bonne image de votre entreprise. Bref, tout ce qui fait qu’un client ne fera pas appel à vous. Optez pour des pochettes de couleurs, triez par année ou par projet… mais surtout rangez le tout dans un meuble fermé, à l’abri des regards ! Cela évitera de perdre des documents, ou qu’ils ne s’entassent sur votre bureau. Encore mieux, privilégiez le travail avec un ordinateur et non avec des feuilles. Cela peut paraître évident, mais de nombreux chefs d’entreprise n’ont toujours pas fait le pas. Avec un ordinateur, c’est plus simple de trier ses dossiers, ça prend beaucoup moins de place et c’est plus sécurisé.
Conseil n° 4 : rester concentré et discipliné
Mails, SMS, appels téléphoniques, échanges avec les collègues… il est parfois difficile de rester focus sur votre travail (et donc, sur vos objectifs journaliers). Développer sa concentration est essentiel pour être productif ! Imposez-vous une limite de temps stricte pour réaliser une tâche, et ce, sans vous laisser distraire. Si cela peut vous motiver, sachez qu’avec un peu d’entraînement vous finirez par doubler vos capacités de travail. Couper le portable ou le laisser de côté quelques heures est extrêmement important lorsque vous exécutez des tâches à fortes valeurs ajoutées.
Conseil n° 5 : faire des plannings
Le planning est votre ami. Ne l’oubliez jamais ! Il vous permet de rester constant et vous pousse à travailler. Qu’il soit sous forme de tableau Excel ou de notes dans un agenda, c’est lui qui vous permettra d’organiser votre journée et celle de vos employés. Une grande partie de votre chiffre d’affaires dépend de votre organisation. Alors avant de penser que faire un planning vous fera perdre du temps, dites-vous que c’est l’un des outils indispensables à mettre en place pour augmenter votre chiffre d’affaires.
Conseil n° 6 : apprendre à dire « non »
La négation n’est pas synonyme de tyrannie. Vous avez tout à faire le droit d’exprimer votre désaccord. Dans certains cas, ce dernier sera même nécessaire, car il faudra trancher ou tout simplement prendre la meilleure de décisions pour votre société. Si vous avez du mal à dire « non », vous pouvez employer des tournures comme « je ne suis pas d’accord » ou « je ne trouve pas cela optimal », sans oublier d’expliquer pourquoi. En donnant des explications, vous éviterez les malentendus et ne risquerez pas de braquer votre interlocuteur.
Conseil n° 7 : ne pas succomber à la « réunionite »
C’est l’un des fléaux du monde de l’entreprise. Trop de réunions tuent les réunions !
N’oubliez pas que vous serrez généralement plus productif dans l’action ou sur le terrain, qu’assis sur une chaise à débattre sur la couleur de la moquette. L’objectif premier d’une réunion est de parler des projets, trouver des solutions d’optimisation et permettre un suivi général de vos activités. Tout le reste n’est bon qu’à vous faire perdre un temps précieux !
Alors pour éviter ce phénomène, une seule solution : préparer votre réunion.
Primo, parce que sinon vous serez dans l’incapacité de l’animer correctement et secundo, parce qu’une réunion pas (ou mal) préparée signifie souvent qu’elle n’a pas d’objectif assigné. Or, même si vous aimez vos équipes, les réunions ne sont pas là pour savoir ce que chacun a fait de son week-end.
Pour plus d’efficacité, je vous conseille de privilégier les réunions en petit comité. Cela limitera les discussions et évitera de mobiliser des personnes qui n’ont aucun rôle à jouer dans le projet.
Conseil n° 8 : apprendre à faire court
À vouloir bien faire, vous en faites parfois trop et cela ne joue pas à votre avantage. En entretien, lorsque vous négociez avec un client par exemple, aller à l’essentiel permet d’éviter les conversations à bâtons rompus et souvent stériles. Quand vous répondez à une question, ne vous étendez pas. Vous gagnerez un temps précieux et permettrez à votre interlocuteur de mieux vous comprendre.
Conseil n° 9 : trouver un équilibre entre vie pro et vie perso
Mélanger vie privée et vie professionnelle n’est sans doute pas le chemin à prendre si vous souhaitez gagner en efficacité. Retirer la casquette du chef d’entreprise vous aide à prendre le recul nécessaire pour prendre les bonnes décisions, mais vous évite également le burn-out ! Pratiquez les activités qui vous font plaisir et utilisez ces expériences personnelles pour enrichir vos talents de chef d’équipe.
Conseil n° 10 : soigner son hygiène de vie pour devenir plus efficace
Une bonne nuit de sommeil, une bonne alimentation et une activité physique régulière amélioreront votre dynamisme au travail. Même si c’est souvent plus facile à dire qu’à faire, tentez de dormir au minimum 7 h par nuit, si possible faites une sieste de 15 minutes dans la journée et ne sautez pas le petit-déjeuner !
Si vous souhaitez en savoir plus sur les bienfaits de la sieste au travail, je vous invite à lire notre article.
Laurie. C
