Plutôt noir et blanc ? Format A4, A3, A2, flyers, plaquettes… trouver la bonne imprimante relève parfois du parcours du combattant. Si les marques rivalisent d’inventivité pour faciliter le travail des professionnels, il est toutefois important d’opter pour le système qui répondra le mieux à vos besoins spécifiques.
Mais comment faire la différence entre tous les modèles ? Quelle solution privilégier ?
Petit tour d’horizon pour vous aider à y voir plus clair !
Imprimante perso VS imprimante professionnelle
Votre imprimante personnelle vous a tellement satisfait que vous avez décidé de prendre le même modèle pour votre entreprise ? Grave erreur !
À moins que vous ne souhaitiez perdre du temps lors de vos impressions, cette technique ne vous offrira rien de bon. N’oubliez pas que votre entreprise n’a pas les mêmes besoins que vous dans un contexte privé !
Par ailleurs, si vous achetez en gros, le prix des fournitures professionnelles sera moins élevé. Lorsqu’il s’agit d’un matériel à but professionnel, les dirigeants bénéficient aussi souvent d’une assistance, ainsi que d’un changement de la machine lorsque celle-ci devient obsolète.
Attention de ne pas commettre ce genre d’erreur, dans le but de faire des économies sur le prix de la machine. Un matériel pro coûtera certes plus cher à l’achat, mais vous garantira de meilleurs résultats et se rentabilisera en peu de temps.
Imprimante classique ou appareil multifonction ?
Si la question semble anodine, elle mérite d’être posée !
On dit qu’une imprimante est « multifonction » lorsqu’elle imprime, copie et scanne vos documents. Contrairement à une imprimante traditionnelle, tous les usages sont regroupés dans une seule machine (impression, copie, photocopie, scanner, etc.).
Si de plus en plus de marques proposent ce système, c’est qu’il permet un gain de place important (surtout dans les petites structures) et assiste les équipes dans toutes leurs tâches. Portées par une demande croissante, ces machines tout en 1 sont devenues très abordables en termes de prix.
Pour gagner du temps et de la place en bénéficiant d’un meilleur rapport qualité/prix, mieux vaut opter pour l’imprimante multifonction.
Noir et blanc VS couleurs
Dans la majorité des entreprises, les employés peuvent se contenter d’un appareil en noir et blanc. Cela dit, le choix d’une imprimante couleur multifonction se justifiera dès que les impressions dépasseront les 150 pages par mois.
Petit conseil : si vous n’utilisez que rarement votre matériel, mieux vaut opter pour du noir et blanc. En effet, les cartouches peu utilisées s’abîment rapidement. Il serait dommage d’en racheter de nouvelles tous les 4 matins.
Vous devez imprimer des photos de bonne qualité.
Ce système est dédié à l’impression des photos, le plus souvent au format 10 x 15.
Les imprimantes fonctionnent grâce à un papier spécifique sur lequel chaque couleur primaire est vaporisée sur des couches successives. Résultat garanti ! De plus, le séchage est immédiat et résiste à la lumière grâce à une couche de vernis protecteur.
L’inconvénient ? Les cartouches et recharges papier ont un coût assez élevé.
Vous avez besoin d’imprimer de grands formats.
Si vous comptez imprimer des plans, des affiches ou des banderoles, vous aurez besoin d’une imprimante grand format. Certains modèles impriment du A3 (29,7 x 42 cm), mais au-delà, il faudra investir dans du matériel spécifique : un traceur laser ou jet d’encre.
Le choix des options
Il est important de prendre en compte la connectique de l’appareil, afin que celle-ci s’adapte à l’organisation de l’entreprise : liaison au réseau, ports Ethernet et USB, lecteur de carte…
Les options de copie seront indispensables pour des documents aboutis : tri, agrafe, reliure, perforation, etc.
Lors de l’achat d’un photocopieur de ce type, il est nécessaire de prendre en compte les formats et la nature des documents à copier : A4 et A3, enveloppes, étiquettes, ou encore la possibilité d’ajouter des bacs de chargement papier pour les formats utilisés.
Location ou achat ?
Dans le cas d’équipement peu coûteux (imprimante à moins de 300 €), l’achat est souvent la solution de financement la plus judicieuse. Néanmoins, certaines données sont à prendre en compte :
- La maintenance est à votre charge.
- Son coût à tendance à augmenter avec l’âge du matériel.
- À moins de racheter du matériel régulièrement, vous ne pourrez pas profiter des dernières innovations techniques.
En ce qui concerne la location longue durée, le principe est de verser un apport initial, puis un forfait sur une durée définie. À la fin du contrat, vous devenez propriétaire de votre matériel.
Les avantages de cette solution :
- Les loyers versés sont déductibles des impôts.
- Vous pouvez moduler l’apport initial et le montant des loyers, afin d’obtenir des mensualités adaptées à votre budget.
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Témoignage client
Amandine. B « En tant que chef d’entreprise je dois régulièrement imprimer mes factures, mes devis et de nombreux autres documents administratifs. Avant j’avais une imprimante achetée à la Fnac pour 100€ mais je rencontrais de nombreux problèmes. Elle n’était clairement pas adaptée à mes besoins. Aujourd’hui, j’ai fait le choix d’une imprimante professionnelle plus robuste et plus puissante. Cela me coûte plus cher mais je gagne du temps. J’ai même souscrit une assurance dépannage. Companeo m’a aidé à identifier mes besoins puis m’a mis en relation avec plusieurs fournisseurs sérieux. Il n’y avait plus qu’à choisir le meilleur contrat »
